Taken
Als secretaris vervul je een spilfunctie in je politieke partij. Je bent er, samen met de voorzitter en de andere bestuursleden, verantwoordelijk voor dat de partij als organisatie goed functioneert.
De belangrijkste verantwoordelijkheid van de secretaris is om, samen met de overige bestuursleden, de partij als organisatie goed te laten functioneren. Je houdt je daarbij aan wat er in de statuten en het huishoudelijk reglement staat. Met je bestuur zorg je dat deze up-to-date zijn. Je kunt de statuten en het huishoudelijk reglement alleen wijzigen met instemming van de leden.
Voorbereiden en organiseren ALV, bestuurs- en andere vergaderingen
• Je bereidt samen met de voorzitter (en de andere bestuursleden) de algemene ledenvergaderingen (ALV’s) voor. Je bepaalt samen welke onderwerpen aan de orde komen, je maakt de agenda, verzamelt de benodigde vergaderstukken, stelt een uitnodiging op en stuurt die tijdig aan de leden. Via de 1-jaarcyclus van het bestuur houd je in de gaten welke onderwerpen op welk moment in de ALV aan de orde moeten komen en/of vastgesteld moeten worden.
• Tijdens de ledenvergadering maak je notulen die je daarna uitwerkt en, aangevuld met een lijst met actiepunten, rondstuurt aan de leden. Tip: werk de notulen zo snel mogelijk na de vergadering uit en stuur ze dan rond. Voordeel is dat alles dan nog goed in je hoofd zit én dat leden snel kunnen zien of er iets in de notulen of op de actielijst staat waarmee zij aan de slag moeten. Je hoeft de notulen als secretaris overigens niet per se zelf te maken, je kunt als bestuur ook een ander (bestuurs)lid daarvoor aanwijzen.
• Naast de ALV (meestal een of twee keer per jaar), zijn er (gemiddeld genomen ongeveer maandelijks) bestuursvergaderingen. Ook deze bereid je samen met de voorzitter voor, je maakt de agenda en de uitnodiging, verzamelt de benodigde vergaderstukken, en stuurt alles rond aan de bestuursleden. Ook van de bestuursvergaderingen maak je een verslag/actielijst – of je zorgt dat iemand dat doet – die je zo snel mogelijk aan de bestuursleden stuurt. Na vergaderingen houd je bij of actiepunten tijdig worden uitgevoerd.
• Daarnaast kan het zijn dat je als secretaris lid bent van een of meer commissies in je partij, bijvoorbeeld een communicatieteam of scoutingscommissie.
Zorgen dat je partij aan wettelijke verplichtingen voldoet
Als vereniging heb je een aantal wettelijke verplichtingen. Als secretaris ben je er verantwoordelijk voor dat je partij daaraan voldoet. Het gaat dan bijvoorbeeld om:
• Inschrijven van je partij en bestuursleden bij de KvK.
• Zorgen dat je partij voldoet aan de regels van de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR), die in 2021 in werking is getreden om het bestuur en toezicht van stichtingen en verenigingen te verbeteren.
• Zorgen voor inschrijving in het UBO-register. Dat is sinds maart 2022 verplicht. Het UBO-register laat zien wie beslissen in organisaties die in Nederland zijn opgericht. Het UBO-register moet witwassen en financiering van terrorisme voorkomen.
• Zorgen dat je partij aan de wetgeving op het gebied van privacy (AVG) en gebruik van persoonsgegevens voldoet. Daar heb je als secretaris onder andere mee te maken in het bijhouden van de ledenadministratie.
• Zorgen dat er een openbaar giftenreglement Elke politieke partij die met ten minste één zetel is vertegenwoordigd in de gemeenteraad, Provinciale Staten of het Waterschap moet zo’n reglement hebben, waarin je laat zien hoe je als partij met giften omgaat.
Verslaglegging en archivering
• Als secretaris zorg je niet alleen dat er verslagen komen van leden- en bestuursvergaderingen, je maakt daarnaast ook het jaarverslag en je stelt samen met de overige bestuursleden het jaarplan op. Ook zorg je, samen met de penningmeester, dat andere jaarstukken (begroting, jaarrekening) op tijd ter inzage liggen en beschikbaar zijn om vastgesteld te worden op een ALV.
• De secretaris beheert ook het archief van de partij. Het is jouw taak om te zorgen dat dat op orde is en blijft, en dat nieuwe vergaderstukken, notulen, verslagen etc. op een vindbare en goed overdraagbare manier (digitaal) worden opgeslagen.
Voorbereiden verkiezingsprogramma, kandidatenlijst en campagne
Na verkiezingen begint direct de voorbereiding voor de volgende verkiezingen. Als secretaris houd je in de gaten dat op de juiste momenten de benodigde stappen daarvoor worden gezet.
• Evaluatie van de campagne en het verkiezingsresultaat, en dat verbeterpunten die daaruit voortkomen goed worden vastgelegd met het oog op de volgende campagne.
• Zorgen dat het schrijven van het verkiezingsprogramma op tijd wordt gestart, dat daar een programcommissie voor wordt ingesteld (dat kan het bestuur zelf zijn, maar ook een commissie die aan het bestuur of de ALV rapporteert) en je houdt als secretaris de vinger aan de pols of alles goed verloopt.
• Hetzelfde geldt voor het opstellen van de kandidatenlijst voor de verkiezingen. Je kunt afspreken dat jij als secretaris in overleg met de commissie een planning maakt en afspraken over de correspondentie en de gesprekken.
• Daarnaast zorg je dat er tijdig een campagneorganisatie wordt opgezet voor de volgende verkiezingen.
Aanspreekpunt zijn
Als secretaris ben je zowel voor je leden als naar buiten een aanspreekpunt van je partij. Dat betekent:
• Dat alle correspondentie, zowel mondeling als schriftelijk, per mail, app, website etc. via jou verloopt. Het e-mail adres secretaris@hattemcentraal.nl gebruik je daarvoor, inloggegevens ontvang je bij aanstelling.
• Het valt aan te bevelen dat je regelmatig je gezicht laat zien bij activiteiten van HattemCentraal en/of binnen je gemeente. Als mensen binnen en buiten je partij je gezicht kennen, ben je makkelijk aanspreekbaar als contactpersoon voor je partij.
• Dat je contact onderhoudt met de fractieleden van je eigen partij. Je bent als secretaris niet politiek-inhoudelijk verantwoordelijk voor de koers en de standpunten van je partij. Maar je bent er, als bestuur, wél verantwoordelijk voor dat fractieleden hun werk goed kunnen doen en de partij zowel intern als naar buiten goed functioneert. Daarvoor is het handig als je een goed netwerk opbouwt in je partij en de gemeente.
Competenties
• Je vind het leuk om dingen te regelen en te organiseren;
• je bent secuur;
• een ‘spin in het web’ van de partij waar alle lijntjes qua organisatie bij elkaar komen;
• je houdt ervan om dingen uit te zoeken: hoe inschrijving bij KvK en andere registers werkt, hoe de gemeente werkt, hoe je een kandidatenlijst moet registreren, wat een ANBI-status is, etc.
• Daarnaast is het handig als je het leuk vindt om verslagen te maken, af en toe een tekstje te schrijven voor de website en je dus enigszins taalvaardig bent.