Taken
Als penningmeester ben je lid van het (dagelijks) bestuur van je partij. Samen met de andere bestuursleden zorg je ervoor dat de partij als organisatie goed functioneert. De penningmeester is er verantwoordelijk voor dat de financiën van de partij op orde zijn en blijven.
Zorgen dat je partij aan wettelijke eisen voor goed bestuur voldoet
• WBTR: sinds juli 2021 is de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) van kracht. Doel van die wet is om het bestuur en toezicht van stichtingen en verenigingen te verbeteren. Omdat een politieke partij (meestal) een vereniging is, moet je als partij voldoen aan de regels van de WBTR. Dat heeft ook gevolgen voor je taak als penningmeester. Zo is het bestuur hoofdelijk aansprakelijk voor het financiële beheer van je vereniging. Dit betekent dat als er financieel iets misgaat, je persoonlijk verantwoordelijk gehouden kunt worden en de rekening moet betalen. Je moet dus als bestuur opletten dat de partij niet in de rode cijfers komt. Het is jouw taak als penningmeester om ervoor te zorgen dat de uitgaven van de partij in lijn zijn met de inkomsten en dat er voldoende reserve is. Doe je dat niet, en kom je daardoor in de financiële problemen, dan ben je hoofdelijk aansprakelijk omdat je niet op tijd hebt gehandeld/bestuurd.
• AVG: als partij moet je voldoen aan de wetgeving op het gebied van privacy (AVG) en gebruik van persoonsgegevens. Daar moet je als penningmeester onder andere rekening mee houden bij het innen van contributie van de leden.
• Giftenreglement up-to-date houden.
Zorgen dat je partij aan maatschappelijke eisen voor goed bestuur voldoet
In het algemeen stelt de maatschappij steeds hogere eisen aan het integer en transparant besturen van verenigingen, oftewel aan ‘good governance’. Ook de Wet op de politieke partijen (Wpp) die in voorbereiding is, zal nieuwe eisen stellen aan de organisatie en inrichting van (lokale) politieke partijen. Vooruitlopend daarop, maar ook vanuit beginselen van goed bestuur, is het van belang dat je als penningmeester het financieel beheer van de partij zo professioneel mogelijk inricht. Bijvoorbeeld via de tips die hieronder staan. Die zijn niet allemaal verplicht, maar kunnen wel bijdragen aan het goed en transparant op orde houden van de financiën van je partij:
• Vierogenprincipe: voor het uitbetalen van grotere bedragen (boven de 250 euro) moet er door een tweede persoon worden goedgekeurd. Dit ‘vierogenprincipe’ is wettelijk verplicht. In het belang van transparantie en preventie van fraude heeft ook de voorzitter toegang tot de rekeningen.
• Planning en control: lokale partijen kunnen zich over het algemeen geen accountant permitteren en zijn daar ook te klein voor. Als penningmeester ben je daardoor tegelijkertijd je eigen controller. Zorg daarom met je bestuur dat je in je planning-en-controlcyclus (dus de jaarlijkse cyclus van jaarplan en begroting naar verantwoording en jaarrekening) voldoende ‘checks en balances’ inbouwt om te garanderen dat penningmeesterschap en controle en toezicht daarop van elkaar gescheiden zijn. Geef het bestuur bijvoorbeeld maandelijks, op de bestuursvergaderingen, inzicht in de inkomsten en uitgaven van de partij en laat de jaarrekening checken door een kascommissie, bestaande uit mensen die daar verstand van hebben. Als je die niet in je partij hebt, kun je daar ook deskundige mensen van buiten je partij voor vragen. Controle door een kascommissie is sowieso wettelijk verplicht voor verenigingen en moet in de statuten worden vastgelegd.
• Contant geld: laat alle inkomsten en uitgaven van je partij digitaal plaatsvinden en werk niet met contant geld. Dat laatste maakt je financiële administratie nodeloos ingewikkeld en minder goed te controleren. Mocht je besluiten om toch met contant geld te werken, houd dan een kasboek bij.
Contributie en afdrachten innen
• Contributie van de leden en afdrachten van de politieke ambtsdragers (fractieleden en wethouders) vormen de belangrijkste inkomstenbronnen van lokale partijen.
• Hoe de hoogte van de contributie wordt bepaald, staat in het huishoudelijk reglement van je partij. Meestal is het zo dat het bestuur een voorstel doet, dat op een Algemene Ledenvergadering wordt vastgesteld. Maak heldere afspraken met de leden over hoe je de contributie int: via automatische afschrijving, door middel van een machtiging of doordat leden het zelf overmaken. Leg die afspraken met elk lid goed vast en zorg voor duidelijke formulieren waarmee leden een machtiging kunnen afgeven of kunnen aangeven dat de contributie automatisch kan worden afgeschreven.
• Veel lokale partijen maken met hun fractieleden en wethouders de afspraak dat zij een deel van hun toelage of salaris afdragen aan de partij. Maak ook daar goede afspraken over in de partij en met de fractieleden en de wethouders zelf.
Bankrekeningen beheren
Als penningmeester open je de rekeningen en beheer je die ook. Het gaat om onderstaande rekeningen:
• Lopende rekening: op de lopende rekening komen de inkomsten (contributie, afdrachten, eventuele giften) binnen. Daarnaast betaal je van deze rekening de facturen die binnenkomen. Als penningmeester houd je in de gaten dat de inkomsten en uitgaven met elkaar in evenwicht zijn en dat je partij niet rood komt te staan.
• Spaarrekening: het is verstandig om op een spaarrekening een reserve op te bouwen voor onvoorziene uitgaven, en daarnaast een bedrag om de campagne van de volgende verkiezingen mee te kunnen betalen. Er zijn geen regels voor hoe hoog die reserve en de verkiezingskas moeten zijn, dat hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van je partij, het aantal leden, de activiteiten etc. Sommige partijen houden een reserve aan ter grootte van de jaaromzet, maar dat is aan elke partij om zelf te bepalen.
• Fractiebudget: het fractiebudget wordt uitbetaald door de griffie en de besteding ervan beheer je samen met de fractievoorzitter.
Facturen betalen
• Alle uitgaven van de partij lopen via de penningmeester. In de jaarlijkse begroting neem je op welke uitgaven je verwacht en in grote lijnen waarvoor. Je houdt gedurende het jaar in de gaten of je de begrote bedragen niet dreigt te overschrijden. Mocht je aan zien komen dat jullie partij te veel gaat uitgeven, dan is het je taak als penningmeester om dat tijdig aan te geven en met het bestuur te bespreken.
• Je kunt (bestuurs)leden vragen om jou vooraf op de hoogte te stellen als ze een financiële verplichting aangaan, zodat je als penningmeester inzicht hebt in komende uitgaven en je er niet door wordt overvallen.
• Betaal nooit iets zonder dat je er een bonnetje (op papier of digitaal) van ontvangt. Je kunt de uitgaven van je partij later alleen maar verantwoorden als je er ook bewijzen bij kunt leveren.
• Je kunt in het bestuur afspreken dat het uitbetalen van grote bedragen geaccordeerd moeten worden door een tweede persoon. Als penningmeester zet je de uitbetalingen klaar in het online banksysteem en een ander – aangewezen- bestuurslid, keurt die betaling goed.
Bijhouden boekhouding, opstellen en presenteren begroting en jaarrekening
• Als penningmeester houd je de boekhouding van je partij bij.
• Je stelt de jaarrekening op (verantwoording van de inkomsten en uitgaven van het afgelopen jaar) en maakt een begroting (inzicht in de verwachte inkomsten en uitgaven van het komende jaar). Samen met het bestuur zorg je dat de jaarrekening en de begroting tijdig ter inzage liggen voor de leden, zodat zij die op de ALV kunnen vaststellen. Dat laatste is verplicht. Als penningmeester presenteer je de jaarstukken tijdens de ledenvergadering, meestal aan het begin van het jaar.
• Als je een (grote) overschrijding van de begroting ziet aankomen, of als de begroting serieus moet worden bijgesteld, moet je dat aan de orde stellen in het bestuur en moet dat ook op de ALV worden besproken.
• Om ervoor te zorgen dat het bestuur voortdurend op de hoogte is van de financiële stand van zaken in je partij, is het verstandig het onderwerp ‘financiën’ als vast punt op de agenda van bestuursvergaderingen te zetten. Je kunt dan steeds inzicht geven in hoe jullie ervoor staan ten opzichte van de begroting, hoeveel geld er op de rekeningen staat, welke uitgaven er zijn gedaan etc.
Competenties
• Het op een goede manier uitvoeren van het penningmeesterschap vergt de nodige kennis van financiële processen, een planning-en-controlcyclus, het opstellen van een begroting en een jaarrekening. Daarom is het handig als je een achtergrond hebt op dat gebied. Vanzelfsprekend moet je affiniteit hebben met financiën en ervan houden om te werken met cijfers.
• Ook is het handig als je het leuk vindt om dingen uit te zoeken, bijvoorbeeld rond good governance, de WBTR en de ANBI-status (algemeen nut beogende instelling, je kunt deze status als vereniging aanvragen bij de Belastingdienst om gebruik te kunnen maken van bepaalde belastingvoordelen).